Tampere on vilkas kongressi- ja tapahtumakaupunki, jossa järjestetään vuosittain kymmeniä kansainvälisiä tiedetapahtumia ja kulttuurifestivaaleja. Kongressien ja festivaalien yhteistyöhanke syntyi tarpeesta ja halusta parantaa kaupungissa samaan aikaan järjestettävien tiede- ja taidetapahtumien yhteistyötä sekä synergiaa. Hankkeelle saatiin rahoitus Opetus- ja kulttuuriministeriöltä, ja sen turvin Pirkanmaan festivaalit ja paikalliset kongressitoimijat lähtivät etsimään keinoja, joilla kongressien ja festivaalien yhteistyötä voitaisiin kehittää ja joilla tapahtumien yleisöjä ja sisältöjä voitaisiin tuoda yhteen.
Hankkeessa alkuperäisenä tarkoituksena oli pilotoida yhteistyötä biotieteiden Life-kongressin ja Maailmantango-festivaalin kesken, järjestää toimijoiden yhteinen avoin kaupunkitapahtuma ja muotoilla sen pohjalta yleisesti hyödynnettävä tiede- ja taidetapahtumien yhteistyömalli. Life-kongressin ja Maailmantangon yhteistä tapahtumaa suunnitellessa kongressijärjestäjä kiinnostui yhteistyön laajentamisesta, ja festivaaleille tarjottiin mahdollisuutta vastata myös kongressin sosiaalisen ohjelman tuottamisesta.
Pirkanmaan festivaalit ry:n jäsenfestivaalit saivat tilaisuuden suunnitella ja toteuttaa kongressin 2000 osallistujalle mielekkään iltaohjelmakokonaisuuden, jossa toteutuisivat sekä kongressiin osallistuvien tieteilijöiden tarpeet että halu tuoda esiin paikallisuutta ja kulttuuria tavanomaisesta erottuvalla tavalla. Sisältöjä kehitettiin festivaalitoimijoiden työpajoissa sekä yhdessä Pirkanmaan festivaalit ry:n jäsentapahtumien, Tampereen yliopiston kongressitoimijoiden sekä Visit Tampereen osana toimivan Tampere Convention Bureaun asiantuntijoiden kanssa. Festivaaleista sisältöjä olivat suunnittelemassa Fest Afrika, Pispalan Sottiisi, Tampereen elokuvajuhlat, Tampereen Teatterikesä, Tanssivirtaa Tamperella -nykytanssifestivaali ja Työväen Musiikkitapahtuma. Kongressille suunnitelma festivaalien tuottamasta kolmen päivän ohjelmistokokonaisuudesta esiteltiin syksyllä 2021, ja käytännön toimiin oli tarkoitus siirtyä alkuvuonna 2022.
Pitkittynyt koronapandemia muutti kuitenkin hankkeen suunnitelmat ratkaisevasti, eikä kansainvälistä kongressia ollut koko hankkeen aikana mahdollista järjestää. Koska yhteistyö ja tapahtumapalvelujen tuotteistaminen oli hankkeen aikana jo saatu hyvälle alulle, hanke päätettiin toteuttaa loppuun koulutuspainotteisesti vuoden 2022 aikana.
Yhteistyön lähtökohtina taide- ja tiedetapahtumien tarpeet ja toiveet
Koska hankkeen sisältöä jouduttiin muuttamaan runsaasti alkuperäisestä suunnitelmasta, järjestettiin hankkeen ydinryhmälle oma työpaja, jossa hankkeen tärkeimpiä tavoitteita kirkastettiin Design Thinking -menetelmän avulla. Työskentelyn myötä saatiin selkiytettyä sekä kongressijärjestäjien, kongresseja Tampereelle hakevien tahojen että festivaalien toiveet ja tarpeet:
Kongressijärjestäjät haluavat tarjota kongressivieraille:
- Mielenkiintoista ja ammattimaisesti järjestettyä sosiaalista ohjelmaa
- Mieleenpainuvia elämyksiä, jotka tutustuttavat paikalliseen kulttuuriin ja mahdollistavat verkostoitumisen
- Kohtaamispaikkoja ja tilaisuuksia vapaamuotoisille keskusteluille
Kongresseja hakevat tahot tarvitsevat:
- Selkeän, toimivan ja testatun sosiaalisen ohjelman yhteistyökonseptin
- Esimerkkejä erottuvista ja paikallisuutta edustavista sosiaalisista ohjelmista
- Houkuttelevaa, laadukasta markkinointimateriaalia Tampereesta
Kongressiyhteistyö voi tarjota festivaaleille:
- Uusia verkostoja, yleisöjä ja yhteistyökumppaneita
- Työtä ja tuloja
- Uusia markkinointikanavia ja -keinoja
- Mahdollisuuden kehittää omaa osaamista ja taiteellista toimintaa
Erilaisista kongressien ja festivaalien yhteistyötä edistävistä toimenpiteistä tuotteistamisen kehittäminen nähtiin helpoiten toteutettavaksi myös pandemiaoloissa. Näin ollen hankkeessa panostettiin erityisesti festivaalien osaamisen kehittämiseen koulutusten, työpajojen ja henkilökohtaisen sparrauksen avulla.
Tuotteistamista, tuotteistamista, tuotteistamista
Erilaisista kongressien ja festivaalien yhteistyötä edistävistä toimenpiteistä tuotteistamisen kehittäminen nähtiin helpoiten toteutettavaksi myös pandemiaoloissa. Näin ollen hankkeessa panostettiin erityisesti festivaalien osaamisen kehittämiseen koulutusten, työpajojen ja henkilökohtaisen sparrauksen avulla.
Hankkeessa järjestetyt jäsenkoulutukset:
23.9.2021
Tapahtumatuotannon tuotteistaminen
Asiakasprofiilit, johtaminen, kehityskohteet
28.10.2021
Tapahtumatuotannon tuotteistaminen
Projektinhallinta, tapahtumapalveluiden myynti
25.11.2021
Festivaalien kehittämän kongressiohjelman esittely ja sparraus
29.9.2022
Yrityskumppanuuksien mallit ja sponsorointi
Kongresseille, yrityksille ja yhteisöille tarjottavat palvelut festivaalin aikana
13.10.2022
Festivaalien ympärivuotiset palvelut kongresseille, yrityksille ja yhteisöille
27.10.2022
Festivaalien kehittämien palvelutuotteiden esittely ja sparraus
Kongressifestivaalihankkeen tulokset
- Kartoitettiin, minkälaisia palveluita kongressit, yritykset, tapahtumatoimistot tarvitsisivat ja olisivat valmiita festivaaleilta ostamaan.
- Koulutettiin festivaaleja myytävien palveluiden kehittämiseen ja hinnoitteluun.
- Toteutettiin www.pirfest.fi -sivuston laajempi uudistus ja rakennettiin sivuille festivaalien erilaisten palvelutuotteiden ja yhteistyömallien markkinointiin oma Tapahtumapalvelut-osio.
- Teetettiin Tampereen alueen kansainvälistä markkinointia tukeva festivaalien mainosvideo.
- Koottiin digitaalinen Kulttuuritapahtuma kumppanina -opas, joka toimii festivaalien tuotteistamisen apuna sekä kongressitoimijoiden työkaluna kongressien haussa ja järjestämisessä.
