Kongressien ja kulttuurifestivaalien yhteistyölle haettiin uusia toimintamalleja Tampereella vuosina 2020–2022 toteutetussa Kongressifestivaalihankkeessa. Hanke syntyi tarpeesta ja halusta parantaa paikallisten tiede- ja taidetapahtumien yhteistyötä, jota Pirkanmaan festivaalit lähtivät kehittämään yhdessä Visit Tampereen ja Tampereen yliopiston kongressitoimijoiden kanssa. Pirkanmaan festivaalit ry:n toiminnanjohtaja Tiina Kuusiston mukaan erityisesti eri tapahtumien väliseen synergiaan oli toivottu parannusta jo pidemmän aikaa:
– Tampereella järjestetään vuosittain kymmeniä kansainvälisiä tiedetapahtumia ja kulttuurifestivaaleja, joiden järjestäjät tai yleisöt eivät välttämättä tiedä toisistaan, vaikka tapahtumat olisivat kaupungissa samaan aikaan. Muun muassa tästä lähtökohdasta lähdimme miettimään, miten erilaiset tapahtumat voisivat hyötyä toisistaan paitsi markkinoinnillisesti, myös sisältöjä ja tuotantoja myöten.
Alkusysäyksen hankkeeseen antoi myös Tampereen yliopiston molekyylibiologian professori Howard Jacobs, jonka johtaman Life-kongressin kanssa Pirkanmaan festivaalit pääsivät aloittamaan aidon yhteistyön. Life-kongressiin kaivattiin omaleimaista ja luovaa oheisohjelmaa, ja festivaalijärjestäjät suunnittelivat 2000 hengen kansainväliselle kongressille kulttuuripitoisen Tango for Life -kaupunkitapahtuman sekä myöhemmin myös koko kongressiviikon sosiaalisen ohjelman sisällöt.
Tiina Kuusisto kertoo festivaalien ja hankekumppaneiden olleen todella innoissaan yhteistyöstä:
– Tampereelle suunnitellusta Life-kongressista oli tulossa rohkeasti kokeileva ja kulttuurilla erottuva tiedetapahtuma, jossa taiteella olisi ollut näkyvä rooli. Lisäksi Keskustorin ympäristöön suunniteltu yhteinen Tango for Life -tapahtuma olisi tarjonnut avoimen kohtaamispaikan ja kulttuurijuhlan niin tieteilijöille, taideyleisölle kuin tavallisille kaupunkilaisillekin. Valitettavasti projekti osui kuitenkin keskelle pahinta korona-aikaa, ja kahden ensimmäisen hankevuoden jälkeen niin kongressin kuin oheistapahtumienkin tuotanto jouduttiin laittamaan jäihin kokonaan.
Festivaalien tapahtumapalvelut markkinoille
Pandemiasta huolimatta hankkeessa kyettiin luomaan uusia kontakteja kulttuuri- ja tiedetapahtumien välille, ja etenkin ymmärrys eri kohderyhmien tarpeista vahvistui hanketoimijoiden yhteisissä työpajoissa. Kongressijärjestäjien näkökulmasta tärkeää on löytää kongresseihin ammattimaisesti järjestettyä sosiaalista ohjelmaa, joka mahdollistaa osallistujien verkostoitumisen, tarjoaa mieleenpainuvia elämyksiä ja tutustuttaa paikalliseen kulttuuriin. Kongresseja Tampereelle hakeville tahoille taas valmiit ohjelmakonseptit ja houkuttelevat markkinointimateriaalit ovat tärkeitä valttikortteja, kun kaupunkiin tavoitellaan uusia tiedetapahtumia.
Festivaaleille yhteistyö kongressien kanssa tarjoaa mahdollisuuden laajentaa omaa yleisöpohjaa, verkostoja ja markkinointikanavia. Koska festivaaleilta löytyy kongressijärjestäjien tarpeisiin vastaava tuotanto-osaaminen ja kyky luoda laadukkaita ohjelmakokonaisuuksia, voivat festivaalit luoda myös itselleen sekä taiteilijoille uutta työtä ja tulonlähteitä tarjoamalla kongresseille tuotantopalveluita oman tapahtuman sesongin ulkopuolella.
Kongressifestivaalihankkeen työpajoissa festivaalit kehittivät omia kumppanuusmallejaan ja muotoilivat esimerkiksi yritys- ja kongressiasiakkaille räätälöitäviä palvelupaketteja. Ensimmäisille työpajojen tuloksena syntyneille palvelutuotteille luotiin oma markkinointikanava Pirkanmaan festivaalit ry:n verkkosivuille, jossa palveluista on mahdollista tehdä suoria tarjouspyyntöjä. Tapahtumapalvelut-sivustoa tullaan jatkossa täydentämään uusilla tuotteilla, ja myös palveluiden markkinointia jatketaan hankkeen päätyttyä.
Kulttuurista kongressien myyntivaltti?
Hankkeen aikana järjestetyt keskustelut ja koulutustilaisuudet kongressien ja yritysten edustajien kanssa vahvistivat näkemystä, että vaikuttaville kulttuurielämyksille on tilausta myös tiede- ja yritystapahtumissa. Ohjelmajärjestelyt on näissä tapahtumissa totuttu ulkoistamaan erilaisille tapahtumatuotannon yrityksille, mutta taiteen ja kulttuurin tuottamiseen erikoistuneilla festivaalijärjestäjillä on mahdollista tuoda markkinoille erityisesti sisällöillä erottuvaa osaamista. Esimerkiksi Pirkanmaan festivaalien 36 tapahtuman verkostosta löytyy laajat kontaktit lukuisten eri taiteenlajien edustajiin sekä luovuutta ja asiantuntemusta suunnitella tilaisuuksiin omaperäistä ja taiteellisesti laadukasta ohjelmaa.
Tampere Convention Bureaun Laila Walldén näkee kiinnostavan kulttuuriohjelman ehdottomana kilpailuetuna, jolla Tampere voi profiloitua ja menestyä tulevissa kongressihauissa:
– Kongressifestivaalihankkeessa päästiin näkemään esimakua siitä, millaisia konsepteja kulttuuritapahtumien ammattilaiset voivat kongressiyleisölle tuottaa, ja tulevaisuudessa tätä työtä päästään toivottavasti viemään käytäntöön.
Hankkeessa toteutettu Pirkanmaan festivaalien markkinointivideo toimii jatkossa tukena uusien kongressien haussa ja Tampereen alueen kansainvälisessä markkinoinnissa erityisesti kulttuurin ja tapahtumien näkökulmasta. Lisäksi festivaalien tuotanto-, kumppanuus- ja asiantuntijapalveluiden mahdollisuuksia avaa uusi Kulttuuritapahtuma kumppanina -opas (ladattavissa alla), josta niin kulttuuritapahtumien ja kongressien järjestäjät kuin yrityksetkin voivat ammentaa ideoita yhteistyöhön.
Pirkanmaan festivaalien Kongressifestivaalihanke toteutettiin vuosina 2020–2022 Opetus- ja kulttuuriministeriön tuella. Hankeen ydintyöryhmässä toimivat Pirkanmaan festivaalit ry:n Tiina Kuusisto ja Susanna Koskimaa, Visit Tampereen Tampere Convention Bureaun (TCB) Laila Walldén ja Pia Helminen, Tampereen yliopiston kongressitoimiston Kristiina Tuokko sekä Life-kongressin järjestäjät Howard Jacobs ja Troy Faithfull. Pirkanmaan festivaalien jäsentapahtumista hankkeeseen osallistuivat Maailmantango-festivaali, Fest Afrika, Pispalan Sottiisi, Tampereen elokuvajuhlat, Tampereen Teatterikesä, Tanssivirtaa Tampereella -nykytanssifestivaali sekä Työväen Musiikkitapahtuma Valkeakoskelta.
Artikkelikuva: Laura Vanzo / Visit Tampere
